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政府主導の「働き方改革」の意識づけもあり、残業の多い日本人の働き方を見直す動きが広まりつつあります。残業をせず、効率よく仕事をするために必要なのがタイムマネジメント術です。
時間の使い方を見直し、仕事に振り回されることのない人生を築きましょう！
残業を回避するために時間の使い方を見直してみよう
残業まみれで睡眠不足になったり、自分が本当にやりたいことができなかったりと、不満の多い人生を送っていませんか。「忙しい」が口癖なら、それは時間管理ができていない証拠。
どんなに一生懸命仕事をしても、非効率な働き方では評価されない時代が始まっています。タイムマネジメントのコツをつかんで、スマートに仕事をしましょう。
タイムマネジメントのコツ8個
仕事量を正確に把握する
仕事の時間を管理するためには、仕事の量をきちんと把握することから始めなければなりません。「とにかく仕事がいっぱいあって困る」という人でも、仕事の項目と〆切を書き並べてみれば、「そんなに慌てることはないな」と気づくことが多いでしょう。
「全体の仕事量なんて、わかるわけがない」という感覚を持つなら、それ自体がタイムマネジメントを考えてこなかったことの弊害です。与えられた仕事の量を見極められるのが本当のプロというもの。
依頼されたら、瞬間的に「この仕事は○時間かかるな」と見極められるようになりましょう。
一日の終わりに次の日のタスクを書き出す
勤務時間を有効に使うためには、前日からの準備が必要不可欠です。明日のスタートダッシュのために、一日の終わりには次の日のタスクを書き出しましょう。
タスクの優先順位をつける
タスクを書き出したら、前日のうちに優先順位をつけておきます。もちろん、当日に突発的なことが起こるかもしれませんから、次の日はフレキシブルにタスクの順番を変えてしまって構いません。
次の日の仕事の全体像をつかんでおくことが、まずは重要なのです。
メールをチェックする時間も決めておく
恐らく、ビジネスマンなら誰もが1日に何度となくメールのチェックを行っていることでしょう。よって、「タスク」としては認識しにくいかもしれません。
しかし、メールチェックにどれだけの時間が割かれているでしょう。メールチェックも、立派なタスクです。
例えば、1日の始まりにウォーミングアップとしてメールチェックと返信を終わらせ、「次はこのタスクが終わってからメーラーを開く」と決めてしまいましょう。資料不足ですぐに返信ができないようなメールがあれば、その場で調べ始めるのではなく、「今日中には追ってご返信します」といった返信をしておき、今日のタスクに組み込んでしまいます。
重要な仕事は午前中に片付ける
タスクの優先順位をつけるときには、午前中にウェイトを持たせましょう。午前中は1日のうちでも集中力が高い時間帯です。
頭を働かせなければならない重要な仕事を、午前中に割り振りましょう。そして、重要度の低い仕事や、「今日、ぜひもの」ではない仕事を午後に持って行きます。
こうしてウェイトの重い仕事を午前中に割り振ることで、突発的な事態が発生しても、午後には対応できる可能性が高まるはずです。一方で、午後に重要な仕事を持ってくると、アクシデントがあったときに帰るのがどんどん遅くなってしまいます。
締め切り時間を短めに設定する
それぞれのタスクに締め切り時間を設け、タイムスケジュールを作ります。
このとき、タスクの〆切時間をやや厳しめに設定しましょう。そして前後に10分から20分ほどの休憩時間を捻出できるようにします。制限時間があることで集中できますし、「早く終われば、この時点でコーヒーブレイクだ」と思えれば、モチベーションにもつながるでしょう。
なお、予定通りに終わったとしても、無理に休憩時間をとる必要はありません。集中力がみなぎっているのを感じたら、タスクをどんどん先まで進めてしまいましょう。
適度に休憩を設けて集中力を回復させる
タスクをどんどん進めていくと、気がつけば2時間も3時間もデスクに向かっていて、肩がこってしまった……という事態になりがちです。健康のためにも、脳のリフレッシュのためにも、1時間に1回程度の休憩を設けましょう。
席から立ち上がって1回伸びをするだけでも、だいぶ身体がほぐれます。
気分が乗らなくても、ひとまず着手してみる
重要度の高い仕事であればなおさら、「なかなか始める気持ちになれない」ということは多々あります。しかし、「やるぞ」という気持ちにならなくても、まずはフォルダを開き、該当の文書を開いてみましょう。
初めはイヤイヤでも、5分も経てば仕事に集中している自分に出会えます。ひとまず着手することが大事です。
重要度の高い仕事の中に、単純作業を挟み込む
集中力の波を、上手に使えるようになりましょう。脳を激しく使った仕事の後は、単純作業を設けて少し頭の整頓をします。
デスク周りの掃除をするだけでも、頭の整理には効果があるので、試してくださいね。
上司が管理・アドバイスしてあげることも大切
自分のタイムマネジメントができたら、部下について観察してみましょう。急に発生した仕事にすぐ対応しようとしたり、いつまでもメーラーを覗いていたりする社員がいたら注目。
「その仕事、本当にすぐやらなきゃならない？明日じゃダメ？」「メール対応の時間は、決めたほうがいいよ」とアドバイスをしてあげましょう。
そして、部下のタイムマネジメントに一番効果的なのは、上司が真っ先に帰ることです。上司がいつまでも机にへばりついていたら、帰ろうにも帰れません。
上司が帰れば、「私も早く帰りたい」と躍起になって仕事を終わらせるようになるはずです。管理職として、圧倒的な時間管理能力を部下に見せつけ、みんなのお手本になりましょう。
おわりに
以上、タイムマネジメントのコツをお伝えしました。
もしも定時に帰れるようにタイムマネジメントを考えたとき、あまりに仕事が溢れてしまうようなら、それは仕事の振られ過ぎというものです。上司に相談し、溢れてしまう仕事の〆切をずらしてもらうなど交渉しましょう。
上手な交渉も、タイムマネジメントにとっては大事なことといえます。
［最終更新日］2017/08/10
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