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タスク管理の難しさに、頭を抱えていませんか。どうしても設定どおりに仕事が終わらない人や、タスクをまとめているのに抜けてしまうような人は、ほんのささいな改善で、スケジュールがうまく回りだすかもしれません。タスク管理で仕事を効率化するためのポイントをご紹介します。
タスク管理のやり方次第で仕事効率が変わる
一日の仕事を書き出し、作業を時間で区切るタスク管理は、効率的に仕事をするうえで欠かせないものです。でも、タスクをつくるのにかなりの時間を割かなければならなかったり、タスクに振り回されてしまったりしたら、元も子もないですよね。
タスクがこなせないと、「もっと早く仕事をしなければ」と、仕事をこなす方に意識が行きがちです。そんなことがないように、おおもとのタスク管理法を見直すべきではないでしょうか。タスク管理のポイントは、次の通りです。
タスク管理で仕事を効率化するための6個のポイント
タスク管理のツールをひとつに絞る
タスク管理の最大のコツは、ツールを一つに絞ることです。スマホに予定を書き込んで、それを手帳に書き出して…と、2段階でタスク管理を行っていませんか。このタイムロスはけっこうなものです。また、大事な予定がこぼれてしまいやすいのも欠点の一つといえるでしょう。
ツールは、デジタルでもアナログでも、自分の使いやすい方で構いません。タスクは常に更新されていくものなので、書き足しや書き換えが一番楽にできるツールを選びましょう。
前日にタスクを書き出す時間を作る
当日、仕事時間の直前にタスクを書き出し、仕事にとりかかっている人はいませんか。タスクは、前日の夕方に書き出し、翌日のスケジュールを決めてしまうのが基本です。前日のうちに、翌日の段取りがイメージできるので、朝からスムーズに仕事へとりかかれます。
作業を細分化する
「会議のプレゼン資料を作る」というタスクの場合、仕事にかける時間はけっこう長くなることが予想されます。ボリュームのある仕事は、ざっくり「このくらいの時間が必要かな？」とあたりをつけるのではなく、作業を細分化してタイムスケジュールを組みましょう。
プレゼン資料作りなら、「過去の資料集め」「入れ込むデータ集め」「画像集め」「レイアウト」など細分化すれば、時間が見えやすく、合間に別の仕事を挟むことも可能です。
作業の優先順位をつける
タスクを書き出したら、仕事のしやすい順番に時間を振り分けるのではなく、優先順位をつけてスケジューリングしましょう。優先順位の高い仕事ほど午前中に振り分ければ、何らかのアクシデントがあっても余裕で動けます。
無理が生じたら設定し直す
予定したスケジュールをこなそうとしても、無理が生じてしまうときはあるでしょう。そんなときは、頑張って挽回しようとすれば身体を壊してしまうかもしれません。すぐに設定し直しましょう。フレキシブルな対応が、タスク管理成功の秘訣です。
1時間につき20分程度のインターバルを
自分では「1時間でできる」と思っている仕事も、急ぎの仕事が発生したり、どうしても対応せざるを得ない電話があったりすると、時間がずれこんでしまう可能性があります。焦りを生まないよう、1時間につき20分程度のインターバルを設けましょう。いわば、「時間の保険」です。
「時間の保険」を使わなかったら、次の仕事を前倒しで進めるのもいいですが、おすすめなのが本当に休んでしまうこと。仮眠をとったり、散歩をしたり、ストレッチをしたりして頭を切り替えれば、次の仕事での集中力が高まりますよ。
トライ＆エラーを繰り返して自分にとってベストなタスク管理の仕方を見つけよう
ベストなタスク管理を見つけるためには、試行錯誤が必須です。うまくいかないと思ったら、「なぜ、うまくいかないのかな？」と立ち止まって考えてみることが、改善への近道へとつながります。トライ＆エラーを繰り返して、最適なタスク管理法を手に入れましょう。
おわりに
最適なタスク管理を見つけるためには、自分自身の仕事のやり方について把握することも大事です。「13時から14時までの眠気がヤバい」「午後はダラけるな」「定時前の追い上げがスゴイ」など、自分を観察しましょう。適正に沿ったタスクとスケジュールの管理ができれば、自己管理の達人になれますよ！
［最終更新日］2017/11/15
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