面談の成果が高まる!部下との信頼関係を強固にする「面談シート」の作り方

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  • 部下との信頼関係の築き方がわからない…
  • 定期的に面談をしているのに効果が上がらない…

本記事では、こういった悩みを解決する面談シートの作り方をご提案します。

人事評価制度を効果的に運用するためには、上司と部下の強固な信頼関係が不可欠です。良質な信頼関係を築くためにも、頻繁に育成面談を設けましょう。育成面談の際には、「面談シート」を作成し、手順に従って進めると効果的です。

本文中で紹介している各種シートは記事下のフォームよりダウンロードしていただけますので、ぜひこちらを見ながらご覧ください。

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先に、本記事で覚えていただきたい要点を3つ挙げます。以下を頭に入れた上で読み進めると、より理解が深まります。

  • 面談は部下の成長支援を目的にすること
  • 面談シートであらかじめ面談のストーリーを描いておくこと
  • 部下と悩みを共有して一緒に解決策を考えること

面談の目的は評価ではなく成長支援と意思疎通

一般的な育成面談は、評価結果を伝えることに重点が置かれがちです。しかし、それだけでは部下のやる気がそがれることになりかねません。

面談をする目的を評価とするのではなく、部下の成長支援と意思疎通を図る機会と捉えましょう。面談を「成長支援の場」と位置づけ、時機の課題や目標を明確化することにより、面談を価値のあるものにします。

また、面談によって上司と部下のコミュニケーションが確実に取れるのはとても良いことです。充実したコミュニケーションこそが、本人のやる気につながり、組織の成長につながるので、しっかり取り組んでいきましょう。

「面談シート」を作る意義

面談シートは、育成面談の流れを明確化し、課題や成長目標をハッキリさせながら面談するためのツールです。このシートを作成しないと、評価の根拠があいまいになってしまったり、成長目標が示せない場合が多いため、部下の不信感が募る結果となってしまうでしょう。

また、面談シートを作成している上司は、面談のストーリーをあらかじめ描いてから面談にのぞむことができる点も、作成する意義です。

あらかじめ面談シートを作成しておけば、面談時間の短縮につながるだけでなく、シートを見ながら面談をすることにより、部下は「自分のために時間をかけて考えてくれている」と上司への信頼を高めるでしょう。やっぱり、働きぶりをちゃんと見てくれている上司がいいですよね。

このように、面談シートを活用して正しく明確な目標設定ができれば、部下のやる気を高める面談となります。面談シートは、社員本人の納得度と成長に大きな影響を与えるものです。

「面談シート」の作成方法

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面談シートは、実際に面談を行う直属の上司が作るのが基本です。全体の人材育成会議を行った後、その内容を踏まえて面談シートを作成します。内容は、例えば以下の通りです。

※面談シートをまだ手に入れていない方は、先にダウンロードしてから読み進みめることをオススメします。
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1:導入時の話題作り

まずは、場の雰囲気作りのために軽い話題から入ります。家族のことや、趣味についてなど世間話をしながら、本人の今の体調ややる気の度合いについて推し量ってみましょう。

部下にとって面談は緊張するものですし、面倒に感じているかもしれません。そうした面談に対するネガティブな感情を和らげるために、あえて雑談から入ります。

上述したように、面談の目的は評価ではなく、部下の成長支援をする場です。面談を「嫌な時間だと感じさせない」ように、緊張を和らげるような話題から始めてみてください。

2:面談の趣旨の伝達

この育成面談の場は、あくまで「成長支援の場」であるわけですが、それが部下に正しく伝わっていないと面談の効果が薄れてしまいます。面談の趣旨を伝えることにより、部下の意識が変わってきます。

面談を意義のある時間にするには、「なぜ面談をするのか」を部下にしっかり伝えることが大事です。「評価ではなく成長支援のため」であることをきちんと伝えれば、部下は「自分のために」と前向きに面談に取り組んでくれるでしょう。

とは言え、そうした面談の趣旨がなかなか浸透しないことも考えられます。面談に対して後ろ向きだと感じたら、しつこいくらい毎回伝えるようにしましょう。

3:四半期を振り返り全体的に良かった点、褒めたい点を伝える

具体的な面談での評価は、まず良かった点を3点ほど挙げながら話を進めます。全体的に良かった点、褒めたいところから伝えると、相手が話を受け入れる体勢になってくれるでしょう。

否定的な評価から入ると、面談に対して後ろ向きな気持ちになってしまいかねません。肯定的な評価から始めれば、その後に否定的な評価をしたとしても、前向きに受け入れてくれるでしょう。

4:評価項目のなかで良かったもののうち、具体的に伝えたい点

次に、情報収集能力や営業成績について、とくに気になる3~4項目を抜粋し、評価内容を具体的に伝えます。判断事実が詳細であるほど、社員の納得度は高まります。

「こういう部分を会社がとくに評価している」ということを伝えると、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。漠然と評価するのではなく、具体的に掘り下げて褒めるようにしてください。

5:改善してほしい点、上司として気になった点

良かった点と同じように、改善点も3~4点を伝えます。客観的に見てあまり達成できていないにもかかわらず、自己評価が高いような場合は、本人の判断理由を引き出しましょう。

ここで重要なのは、批判することや注意することではありません。コミュニケーションを取りながら対応することが肝心です。

部下からすると、自己評価が高い部分を否定されると精神的なダメージは大きいので、モチベーションが低下してしまいかねません。もしかしたら、上司である自分が気づいていないところで努力をしていて、それがまだ実を結んでいない可能性も考えられます。

「自分を甘く評価している」と決めつけるのではなく、そう自己評価した理由を聞いた上で評価するようにしましょう。

6:質疑応答

評価に関する説明が終了したら、評価全体について質問がないかどうかを確認します。質疑応答の時間を設けて、社員が本当に納得できているかどうかを見極めてください。

納得していない評価がある場合はその理由を詳しく聞き、改善策を考えるようにしましょう。もしかしたら、評価の仕方が社員の納得できるものではないかもしれませんし、他の社員も同様の不満を感じているかもしれません。

面談の問題点を洗い出すためにも、社員からの質問を受け付けることはとても大事です。

7:次の四半期の個人行動目標

評価結果を踏まえ、何から手をつけるべきかを明確にしたうえで、次期の目標を決めましょう。達成レベルと期限を明確にし、本人に意識づけをします。

面談は部下の成長を実現するのが目標ですので、時期の目標決めはとても重要です。四半期という比較的に短期間での目標を定めることで、達成までの道筋をたどりやすくしてあげましょう。

8 締めくくりの励まし

最後に、面談を締めくくるにあたって伝えたいことを告げて終了します。モチベーションを上げるため、プラス面を告げて終了することが大切です。

「忙しいなかで大変だろうけど、一緒に頑張ろう」など、上司がそばについていることを伝えましょう。こういった一言があるかないかで、部下の行動が変わってきます。

文章でも最後の部分が印象に残るので、部下の成長を後押しするような言葉で締めくくるのが理想です。

※面談シートのダウンロードを忘れていた方はこちらから。
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部下とのスムーズなコミュニケーションのとり方・伝え方

【基本】コミュニケーションのとり方

上司と部下という上下関係にある前に、人同士のコミュニケーションを意識することが大事です。上司だからといって偉そうな口調で接するのは望ましくありません。

「そんなことは当たり前」だと思われるかもしれませんが、意外と気づかないうちに上から目線での口調になっているものです。部下は上司の方が立場が上だとわかっているものの、高圧的な物言いや威圧感のある口調で話されると、話したいことも話せなくなってしまいます。

部下に接するときの自分の口調を客観的に聞いてみて、部下が萎縮するような話し方をしていないかを確認してみてください。

伝えにくいことを伝えるときのコツ

部下にダメ出しや頼みにくいことを伝える場合は、直接的に言っても反発心が生まれるだけです。伝えにくいことは、少し伝え方を工夫しましょう。

たとえば、同じミスを何回かしている部下を注意する場合、「ここはよくできているけれど、ここはミスがあるから、意識して直すともっと良くなるよ」というように、褒めてから注意すると聞き入れてもらいやすくなります。

頼みにくいことを伝える場合は、「忙しいとは思うけれど、●●さんが担当してくれると安心だからお願いしたい」というように、労いと評価を混ぜてお願いをしてみましょう。忙しい中でただ仕事を増やすと不満が募るだけなので、評価していることを盛り込みながら伝えることがポイントです。

一緒に悩みの解決策を考える

部下との距離を近づけるには、悩みを共有して一緒に解決策を考えてあげることが大事です。部下がひとりで考えて解決することも成長する上では必要ですが、コミュニケーションをスムーズにするために悩みを共有しましょう。

これも面談シートに関係してくることですが、普段から部下の悩みを聞いておくと、何を解決すべきなのかがわかるので、面談の精度が上がります。厳しい言い方をすれば、面談の時だけ悩みを聞くだけでは、上司として十分な働きをしているとは言えません。

それに、普段は悩みを聞いてくれない上司に、面談の時に相談しようと思わないでしょう。部下が悩んでいそうな様子を見せていたら、積極的に声をかけて話を聞いてあげてください。

まとめ

評価を育成に結びつけるためには、最低でもこれだけのことを考え、伝える必要があります。やる気を引き出すストーリー仕立ての面談シートを活用し、「面談は成長支援の場である」ことを社員に徹底させましょう。

面談シートの使い方や、面談の運用方法についてもっと詳しく学びたい方は、日本人事経営研究室代表 山元浩二の著書「図解 3ステップでできる 小さな会社の人を育てる「人事評価制度」のつくり方 CD-ROM付」をお求めください。

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