社員が爆速で成長するチャレンジシートの作り方とは?

たった3項目で社員の成長を爆速化!「チャレンジシート(目標管理シート)」の作り方【目標例付き】

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  • 効果的なチャレンジシート(目標管理シート)の作り方がわからない
  • 目標設定で社員の成長とやる気を高めたい

本稿では、こうしたチャレンジシート(目標管理シート)に関する悩みにお答えします。

会社の成長には、社員の成長が不可欠です。それには、社員全員に同じゴールを目指して努力してもらうことが大切になってきます。また、そのゴールを実現するためには、いまよりもさまざまなスキルが必要になってくることでしょう。

そこで、これからの努力に必要なスキルを確認してもらい伸ばしてもらうために「チャレンジシート(目標管理シート)」を作ることを提案します。これさえあれば、社員の成長とやる気が爆速化するでしょう。

本文中で紹介している各種シートは記事下のフォームよりダウンロードしていただけますので、ぜひこちらを見ながらご覧ください。

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チャレンジシート(目標管理シート)を作る目的

チャレンジシート(目標管理シート)を作る目的は2つあります。

  • 目標を文書にすることで明確化し、そこへ至るまでにどんな取り組みが、いつまでに必要なのかが分かるようになること
  • もう一つは、上司が部下の目標管理を支援し、人材育成に活用することです。

チャレンジシートには、会社の目指す姿、方向性が示されています。よって、社員が目指すべきベクトルも明らかになります。社員が会社の方向性に沿って頑張っていけば、必ず成果はアップし、評価が高くなります。その仕組みが明快に示されているのが、チャレンジシートなのです。

「チャレンジシート(目標管理シート)」の作成方法

チャレンジシート(目標管理シート)作成時のポイントは次の3つです。

  • 将来のキャリアプランを明確にすること
  • 目標を3つに絞ること
  • 目標の達成レベルとそのプロセスを明確にすること

社員の成長を促進するには、キャリアプランと目標の明確化は欠かせません。上記3つを意識するだけでチャレンジシート(目標管理シート)の効果が向上します。

これから3つのポイントをそれぞれ詳しく解説していきます。

将来のキャリアプランを明確にする

チャレンジシートは、成長目標として将来のキャリアプランを明らかにするのが最初のステップです。具体的には社員本人の1年先、3年先、5年先の目標とするグレードと仕事レベルを設定します。

このとき、3ヶ月、半年先の短期的な目標にならないよう目を光らせてください。なぜなら、これは将来どういう自分に成長したいのかを意識しながら取り組んでもらうためのシートだからです。

短期の目標も大事ですが、将来を見据えて成長してもらうために中長期的な目標の設定を促してください。1年後、3年後、5年後と成長目標を刻むことにより、成長のステップがイメージしやすくなるでしょう。

チャレンジシートに将来のキャリアプランを紙に書くというのはとても大事で、成長目標を具体的に記すことによって成長意欲が高まります。会社にとっては、社員がどのようなキャリアプランを望んでいるのかを把握するよい機会になるので、この項目は非常に重要です。

キャリアプランを漠然と考えている社員も多いかと思うので、チャレンジシートで成長目標を明確の意識するきっかけを与えてあげましょう。

目標を3つに絞る(チャレンジ目標)

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目標は、あえて3つに絞ってもらいます。3つと限定するのは、多くの目標を設定しすぎると、どれも中途半端に終わってしまうことが多いためです。

目標が3つ以上あるという場合は、その中から自身の成長やキャリアアップにつながる目標を厳選するようにアドバイスしてあげてください。

やりたいことや目標がたくさんあるのはいいことですが、一度に達成できる目標は限られています。目標が多いと目指すキャリアプランもぶれてしまいやすくなるので、設定するなら3つが適当です。

また、達成が難しい目標ではなく、努力すれば達成可能な目標を選ぶように促しましょう。現状のスキルや経験から1つの目標、さらにその上の目標というように、段階を踏んだ内容にすると達成しやすいです。

チャレンジシートでの目標設定は、社員自身の成長に効果的な目標になるよう注意しましょう。

【目標設定の例】

《営業職1》
・新規契約を●件獲得する
・アポイントを月●件獲得する
・既存顧客のアップセルを●件達成する

《営業職2》
・企画提案を●件実施する
・問い合わせ件数を増やす
・クレーム件数0を目指す

《営業アシスタント(営業事務)》
・営業効率の向上をサポートする
・営業担当者とのコミュニケーションを促進する
・資料作成にかかる時間を●時間短縮する

《事務職》
・ダブルチェックを実施し受発注ミスを0にする
・残業時間を月●時間以下に抑える
・事務費用●%削減を実施する

《コールセンター》
・電話応対でのクレーム件数を●%減らす
・顧客満足度を●%向上させる
・応対マニュアルを見直しクレーム対応例を充実させる

《マーケティング》
・Webサイトへの訪問者数を●%増加させる
・資料請求のCVを改善して●%にする
・CPAを●円に設定し●%のコスト削減を実現する

まだ無料のチャレンジシートを手に入れていない方は、こちらからダウンロードできます。

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目標の達成レベルとそのプロセスを明確にする

最終的に、社員自身のゴールと、具体的にどうやって達成するのかの手順を明らかにしてもらいます。できるだけ一つひとつの手順を細かく決めるのが、取り組みを持続させるポイントです。

チャレンジシートの「チャレンジ目標」の欄にはプロセス(取り組み)を記載する項目があるので、そこに具体的な手順を記載してもらいましょう。プロセスを記載することで目標を達成するためにするべきことが明確になり、行動しやすくなります。

「チャレンジシート」の活用方法

チャレンジシートは、作成しただけで満足してはいけません。取り組みを持続させるには、設定した目標とプロセスを達成できているか、定期的に取り組みを振り返る機会を与えることが必要です。

月末には、各社員がチャレンジシートの内容を見る時間を作りましょう。目標に向かって自分がどれだけ努力できたか、きちんとプロセス通りに進んでいるかを確認してもらいます。

そして、月ごとに反省点や自己評価などを、自己コメント欄に書き込んでもらいましょう。上司はそれをチェックし、社員の自己コメントについての励ましや指摘を書いて、返信します。

プロセスを評価をするのはとても大事で、前進しているのであれば目標達成へのモチベーション維持につながりますし、あまり進んでいないのあれば何が問題なのかを考える機会になります。シートには自己コメントと上司コメントを記載する欄がありますので、取り組んでみてください。

「個人アクションプラン」で会社の目標に貢献する役割を落とし込む

全社が目標達成のために推進する戦略から、個人に役割を落とし込むプランが「個人アクションプラン」です。「チャレンジシート」の内容を確実に実行し、成果に結びつけるため、社員個々人に自らの役割を自覚してもらいましょう。

たとえば、「顧客管理の仕組みの確立」という戦略を推進している会社で、まず顧客情報を収集し、決められたフォームにデータを集約、活用しようというアクションプランを推進することを決めたとしましょう。ところが、これを営業マンに伝えるだけでは、情報の収集さえ思うように進まないということが起こってしまいがちです。

そこで、全社員に「個人アクションプラン」を設定し、どういう手順でどこまでやるのか、そのスケジュールを決めて実行します。そして、後の項で説明する「チャレンジ面談」によって上司が毎月確認、アドバイスをしていくのです。こうすることで、全社員が会社の戦略に関わる役割を確実に実行することになり、日標達成度を高めることができます。

「個人アクションプラン」に盛り込む項目は、以下の通りです。

アクション内容

「顧客情報の収集、活用」といったように、個々人が行うべきアクションの内容を決定します。会社のアクションプランをもとに、全社員に個別に設定しましょう。

もちろん、行うべきアクションは一つにとどまりません。2つ、3つと項目を立て、任せたい仕事を割り振りましょう。

成果指標

目指すべき成果指標を設定します。例えば「担当先の顧客カルテ記入率90%以上」のように、具体的な数字を入れて設定すると、査定がしやすくなります。

成果指標については、本人の経験や実力を考慮し、現実的な目標を掲げることが大事です。指標が大きすぎても、小さすぎても、モチベーションが下がってしまいます。

推進手順

個人アクションプランを達成するための実践事項を、手順に沿って番号をつけて記入します。どのような行動が必要か、なるべく具体的にイメージしてみましょう。

先の「担当先の顧客カルテ記入率90%以上」が成果指標だとします。推進手順には「顧客カルテ情報項目の暗記」を行った後は「情報収集のためのトークロープレ」、その次は「顧客情報収集開始、結果集約」など、なるべく詳細に記載するのが大事です。

月ごとの到達目標

推進手順が決まったなら、スケジュールに落とし込んでいきます。月ごとにアクションを決め、その月のアクションができたかどうかを上司との面談で振り返るのが理想です。

例えば推進手順が9つあれば、4月、5月、6月の3ヶ月に3つずつ割り振り、3か月後の成果指標達成を狙います。このように、月ごとにやるべきことが具体化すれば、社員はそれに向かって全力で取り組めます。

「チャレンジ面談」を実施する

面談は「推進手順を予定どおりに進めることができているか」、「進められていない原因は何なのか」という2点に焦点をあてて、本人に報告させる形式で進めましょう。部下の自主性を引き出し、成長を促すことに、面談の意義があります。

成果を出すのは大事です。しかし、成果ばかりに目がいきすぎてしまっては、「結果が出るようにとにかくがんばれ」という根性論的な励ましで面談が終わってしまう場合があります。

15分以内で終える

上司も部下も時間が限られていますから、毎月の面談は15分以内で終えられるようにルール作りをしましょう。面談は、毎月部下全員と行わなければなりません。一人の部下に時間がかかりすぎると、全員ができなかったり、ストップしてしまったりする可能性があります。

「チャレンジ面談」は毎月継続して行うことが重要です。面談時間が長すぎるとお互い負担になってしまうため、長くても1項目あたり2〜3分と考え、15分程度で終わるように計画的に実施しましょう。

評価者に面談を徹底させる仕組みを作る

面談も毎月のこととなると、「今月は、うっかり忘れていた」といったことが起こりがちです。評価者にきちんと面談を行ってもらうための仕組みを作りましょう。

例えば、面談実施の日時を毎月評価者から本社担当者に報告してもらう、評価者が集まるリーダー会議などに部下全員のチャレンジシートを持参させるなどです。育成の仕組みとしてチャレンジ面談を徹底し、習慣づけていくのが重要です。

本格運用前にトライアル評価を実施する

ここまでチャレンジシート運用のポイントを解説しましたが、本格運用前にトライアル評価を実施しましょう。トライアル評価は、制度自体の評価を行なうことにより、運用の質を高めるのが目標です。

トライアル評価は最低3回行ってください。目的は以下の3つです。

  1. 評価者の評価手順の理解、評価基準の改善
  2. 評価社の評価スキル確認、評価結果の妥当性確認
  3. 評価社の部下指導レベル確認、批評価者の納得度の確認

トライアル評価によって制度の不備や不満を洗い出しておくことにより、目標設定・目標達成を人事評価へつなげた時の不満を最小限に抑えます。評価者側だけの視点だと不満を見落としてしまうので、トライアル評価は必要です。

いくら評価者がやる気があっても、不備があったり社員が不満が抱くようなやり方では運用はうまくいきません。チャレンジシート作成時のポイントを抑えた上で、自社にとって最適な運用ができるようにトライアル評価で問題点を洗い出してみてください。

まとめ

チャレンジシートをこのようにきちんと活用すれば、人事評価のための明確な資料になりえます。営業成績に頼った人事評価ではなく、自らの行動目標への達成度で評価がなされれば、営業職ではない社員全体のモチベーションもあがるというものです。

まずは全社員に、自分の目標とは何かをハッキリさせることが、会社の成長を促す基礎となることでしょう。

チャレンジシートの使い方や運用方法についてもっと詳しく学びたい方は、日本人事経営研究室代表 山元浩二の著書「改訂新版 小さな会社の人を育てる人事評価制度のつくり方をお求めください。

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